プロジェクト管理 Notion テンプレート構築
- コンセプト
- 「属人的な記憶ベースの運用を、誰でも使える 一元管理システム に変える」
プロジェクトの全情報（目的・タスク・議事録・結果・振り返り）を 1ページ完結 で管理できる構造を作り、
PC操作に不慣れなスタッフでも迷わず使えるよう、写真とUI設計を中心に“見て理解できる設計”を追求した。 - ターゲット
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ターゲット：販促部メンバー（3名）
Notion未経験者・PC操作に不慣れなスタッフを含む
狙い：
・過去施策の振り返りを、記憶ベースではなくデータに基づいて判断できる状態をつくる
・誰が見ても「次に何をすべきか」が即座に分かるUI設計
・PDCAを自然に回せる情報構造の構築 - 担当工程
- ・課題抽出
・情報設計（UI構造設計）
・Notionテンプレート制作
・運用ガイド（取扱説明書）作成
・社内導入・初期レクチャー
・改善運用 - 制作プロセス
- 1. 課題ヒアリング・現状分析
・過去の施策の“記録がほぼ存在しない”
・MTGで「去年どうだったっけ？」が毎回発生
・施策の根拠が曖昧になりPDCAが成立していなかった
2. 情報設計（UI/UX構築）
1プロジェクト = 1ページで完結する構造を設計
・「概要 → 目的 → タスク → 議事録 → 結果 → 振り返り」の流れで並べ、初見でも迷わない UI にした
・視覚的に判断できるよう、写真ベースの設計に統一
3. プロジェクトテンプレート制作
・触る場所を明確化したテンプレートを作成
・タスク欄は担当者が一目で分かるテーブル構造
・PDCAサイクルを自然に踏めるよう、ページ構造そのものをPDCA順に配置
4. 取扱説明書の制作
・PCに慣れていないメンバーのために、画像付きの操作説明書をNotion内に組み込み
・編集方法・削除方法・カバー画像変更などを細かく記述
5. 社内導入・改善
・初期レクチャーを実施
・運用しながら項目追加・構造改善を継続中
- 成果
- ・会議での『前回施策の振り返り』にかかる時間が大幅に短縮
→ 過去の施策が日時・施策内容・効果まで一元管理され、即時確認できるようになった
・施策検討の精度が向上
例）インフルエンサー配布数、広告出稿の有無、効果比較などがすぐに参照できるため、「なんとなくの判断」が消え、根拠ある意思決定が可能に
・社長評価で 「細部まで気を配った仕組みづくりが助かっている”」と高評価 - 学び
- ・PCに慣れていないメンバーでも使えるようにするには、UIを単純化し、構造を“自然と理解できる形”で作ることが最重要 だと実感
・デザインは見た目だけでなく、業務の流れそのものを改善する“仕組みのデザイン”が大きな価値になる
・運用されるデザインには「説明書」の存在が不可欠